Домашний офис

Домашний офис

Разложите папки в алфавитном порядке. В аккуратно организованном шкафу можно очень быстро найти информацию. Если вы разложите папки в алфавитном порядке, то сэкономите свое время.

Удалите из компьютера документы, которые больше вам не нужны. Независимо от того, какова память вашего компьютера, папку «Мои документы», как и любую другую, где вы храните файлы, необходимо периодически очищать. Удалите все те документы, которые вам больше не нужны, например такие, как старые резюме, письма и т. п. Если вы все же хотите сохранить их, распечатайте и поместите в папку в алфавитном порядке.

Разберите старые документы и разместите их по годам. Очень сложно найти необходимый документ в переполненном шкафу. Разберите его и упакуйте документы за прошлый год в помеченный контейнер.

Запишите в свой календарь дни рождения на весь год. Перед наступлением новогодних праздников просмотрите старый календарь и перепишите из него в новый каждый день рождения и годовщину. Вам останется просто бросить взгляд на календарь, чтобы вспомнить дату какого-либо события.

Сложите скрепки для бумаг в магнитную коробочку. Канцелярские товары для офисов, в частности скрепки, продают в больших коробках, которые занимают много места на столе. Используйте магнитную коробочку для хранения скрепок, чтобы они не валялись везде, где только можно, а остальные канцелярские принадлежности сложите в ящик стола.

Распределите поздравительные открытки по праздникам в папке. Очень полезно всегда иметь под рукой поздравительные открытки для дней рождения, годовщин и праздников. Купив открытки, поместите их в специальную папку, чтобы они не помялись. Вы же не хотите, чтобы тот, кому вы дарите открытку, думал, что она лежала у вас не один месяц.

Сложите ручки, карандаши и ножницы в высокий стакан на рабочем столе. Ваш рабочий стол в начале каждого рабочего дня должен быть чистым и аккуратным. Не всегда удобно держать канцелярские товары в верхнем ящике рабочего стола хотя бы потому, что он не предназначен для того, чтобы вмещать двадцать ручек, карандашей и маркеров. Поставьте на рабочий стол красивый стакан или кувшинчик для ваших письменных принадлежностей, чтобы они были под рукой и все в одном месте. В зависимости от размеров стакана вы можете положить в него также ножницы и все остальное, что необходимо.

Еженедельно переносите информацию на диск. Ваш компьютер был когда-нибудь заражен вирусом? Если да, то тогда вы понимаете важность регулярного сохранения данных. Сохраняйте данные, накопившиеся в компьютере, каждую неделю в одно и то же время. Таким образом, вам не придется планировать, когда же это сделать, и вы будете уверены, что вся информация надежно сохранена.

Переместите все лишние предметы со стола. Столы часто захламляются множеством ненужных в повседневной работе вещей. Сложите их в ящик стола и освободите себе место для работы.

Очистите электронный почтовый ящик. Еженедельно разбирайте электронную почту: удаляйте старые письма и просматривайте оставленные для дальнейшего рассмотрения.

Регулярно проверяйте электронную почту и сразу же отвечайте. Проверяйте электронную почту несколько раз в день и сразу удаляйте спам, чтобы папка для входящих не была переполнена.

Воспользуйтесь блокнотом. Положите блокнот рядом с телефоном, чтобы можно было быстро записать сообщение.

Лишние ручки, карандаши и маркеры сложите в маленький пластиковый контейнер. Если у вас есть кладовка, вы можете сложить дополнительные письменные принадлежности в пластиковый контейнер и поставить на полке в кладовке. Наклейте ярлычок на коробку, чтобы ее можно было легко найти.

Соберите все компьютерные диски в коробку с крышкой. Если компьютерные диски хранить неправильно, они пылятся и царапаются. Храните компакт-диски и дискеты в коробке с крышкой, чтобы они не повредились.

Воспользуйтесь большим календарем для записи всех семейных событий. Повесьте большой календарь на стене, чтобы отслеживать события, происходящие в семье, такие как спортивные соревнования у детей, походы в гости, родительские собрания и т. п.

Поместите важные документы и ценности в безопасное место. Храните все важные документы, такие как свидетельства о браке и рождении, паспорта и т. д., в безопасном месте. Лучше всего для этого подходит небольшой несгораемый сейф в вашем доме.

Держите на рабочем месте дополнительный комплект необходимых мелочей. Будьте готовы к непредвиденным обстоятельствам. Держите в столе, шкафчике или на рабочем месте лишнюю пару очков, контактных линз и т. п.

Используйте только одну систему хранения документов. Разработайте для себя систему хранения документов – алфавитную, хронологическую, тематическую – и придерживайтесь ее. Будьте последовательны.

Приведите в порядок провода. Выключите из сети компьютер, факс, телефон и всю прочую технику, затем распрямите провода. Свяжите их вместе широкой пластиковой лентой, и они больше не перепутаются.

Пометьте электрические провода. Не гадайте, какой провод к чему относится. Наклейте на них маленькие ярлычки с надписью, к чему они подсоединены.

Сделайте копии важных документов и бумаг, содержащих семейную информацию. В случае чрезвычайного происшествия облегчите ситуацию друзьям, членам семьи и коллегам, обеспечив их нужной информацией. Подготовьте перечень необходимых вам лекарств, имен врачей и их телефонов, укажите номер школы детей и их расписание уроков, имена и телефоны всех близких друзей, родственников и т. д.

Передайте бумагу с этой информацией тем, кому можно позвонить и попросить подключиться в случае чрезвычайного происшествия.

Записывайте всё. Не пытайтесь держать все в голове – записывайте необходимую информацию. Составляйте списки и регулярно их обновляйте. Красным цветом помечайте срочные дела, голубым цветом дела, которые могут подождать, и т. д.

Заведите тетрадь для записей. Вместо того чтобы исписывать миллионы стикеров и повсюду их расклеивать, заведите специальную тетрадь для записей – журнал дел, которые вам нужно сделать. Вы можете носить ее с собой на совещания и брать в деловые поездки.

Пылесосьте клавиатуру компьютера. На клавиатуре скапливается пыль, а это может нарушить работу компьютера. Периодически пылесосьте клавиатуру, чтобы ликвидировать пыль, грязь, крошки и проч. Совет: не ешьте и не пейте рядом с компьютером.

Делайте пометки на обратной стороне визитных карточек. Когда кто-либо вручает вам визитную карточку, сделайте на ее обратной стороне несколько пометок: где, когда и как вы познакомились. Если вы встретились на конференции, напишите название мероприятия и его дату. Если название компании, где работает данное лицо, четко не сообщает о том, какие услуги или товары она предлагает, запишите эту информацию на будущее. Если у вас есть общие друзья или коллеги с человеком, вручившим вам визитку, напишите имена этих людей. Занесите на карточку любую другую информацию, которая, как вы думаете, может оказаться вам полезной в будущем (или о которой вы можете забыть).